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Le comité d’entreprise est une instance collégiale. Aucun élu ne décide seul d’une action quelle quelle soit. Seul le secrétaire du comité peut recevoir mandat des autres élus pour assurer la gestion des affaires courantes. Nous en sommes tous d’accord.

Les décisions sont préparées et prises en commun par les élus.

Elles sont ensuite reprises en séance plénièrepour être actées et consignées au procès verbal de réunion.

Pour assurer un fonctionnement collégial, fondement d’une décision partagée, encore faut-il échanger, voire même se réunir. 

Les élus qui se réunissent uniquement en présence de leur patron -le président de CE- ne construisent pas l’échange préalable, la confrontation nécessaire à une décision réfléchie.

Pour être réussie, la réunion  doit :

• prendre en compte les aspects matériels
• être claire sur la finalité recherchée
• regrouper des acteurs préalablement informés
• être organisée et conduite avec méthode

1. Les aspects matériels

Les aspect matériels d’une réunion sont liés au lieu et à la disponibilité des acteurs.

A quoi bon programmer une rencontre si l’accessibilité du lieu est difficile pour beaucoup ?

A quoi inviter des membres si l’heure et la durée de la rencontre sont incompatibles avec des contraintes personnelles incontournables ?

A quoi bon convier un grands nombre de participants à l’échange avec l’intention de faire travailler le collectif en sous groupes si la salle est de taille modeste et s’il n’existe pas à ses côtés d’espaces plus réduits pour le travail en commission…

 A quoi bon programmer une rencontre dont les horaires

Je pourrais évidemment ici multiplier les exemples, certes basiques mais souvent rencontrés dans les CE.

Un exemple : celui de l’agenda

Combien de comités -petits ou grands CE- sont dotés d’agenda collectif ?

Et pourtant !

Comment construire une rencontre à plusieurs si l’on ne dispose pas de la plus élémentaire des informations ; la disponibilité des acteurs ?

 Tous les comités qui réunissent leurs membres élus devraient mettre en place un agenda collectif ouvert à chacun pour l’entrée des données d’absence.

Pour résumé sur ce premier point, les aspect matériels d’une bonne réunion entre élus c’est un lieu, des horaires, une durée et… des participants !

2. La finalité 

Une bonne réunion c’est en second une finalité affichée : Pourquoi cette rencontre, simple échange entre participants ou décision ?

Ainsi, notre réunion peut avoir pour but par exemple :

• de mettre tous les élus au même niveau d’information sur un dossier ?
• de préparer la réunion mensuelle et arbitrer en plusieurs positions internes au collectif ?
• de décider de la prochaine sortie organisée par le CE ?

Comment obtenir une participation efficace si les participants ne savent pas ce que l’on attend d’eux ? 

La convocation à la réunion et l’ordre du jour devront être suffisamment précis pour que chaque participant se prépare à être acteur. S’il sait par avance ce que le collectif attend de lui, la réunion sera alors plus efficace pour atteindre son but.

3. Une information préalable 

En troisième point les conditions d’une bonne réunion porte sur l’information préalable des participants.

Est-il normal de distribuer des documents inconnus de la plupart à l’entrée de séance ?

Une information préalable jointe avec l’ordre du jour permet à chacun qui le souhaite de préparer cette rencontre, construire ses arguments réfléchir à ses questions…

Là encore le collectif gagnera en temps. Et le temps de délégation est trop faible pour être gâcher. Imaginer ici le temps perdu à la seule lecture d’un dossier par plusieurs participants. 15 mn de lecture à 4 c’est une heure perdue.

4. Une méthodologie 

Enfin une réunion doit être conduite avec méthode.

Comment espérer tenir une réunion efficace sans organisation. Le risque n’est-il pas que chacun parle quand il veut de ce qu’il veut ?

Elle implique toujours l’existence de trois acteurs :

un président de séance qui suit l’ordre du jour, donne la parole selon les demandes, recadre si nécessaire

un animateur pilote, celui qui connaît le mieux le dossier à traiter, celui qui présentera l’enjeu du sujet, qui provoquera les acteurs, qui pourra susciter les réactions…

 un secrétaire rapporteur. C’est celui qui, à l’issue des échange restitue au groupe et lui fait valider ce qu’il a perçu d’essentiel dans la discussion qui vient de se dérouler.